Xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào là việc mà các kế toán viên trong doanh nghiệp phải nắm chắc. Vì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thiết những nghiệp vụ, giao dịch không có hóa đơn đầu vào. Nhưng để chứng minh được các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và để đảm bảo các chi phí đầu vào được khấu trừ theo quy định. Các kế toán viên cần hết sức chú ý về thủ tục làm việc để không bị thiếu sót chứng từ quan trọng liên quan đến nghiệp vụ. Vậy cụ thể một giao dịch cần những chứng từ gì?
1. Một số chú ý khi xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh nhất là đối với doanh nghiệp thương mại thì các nghiệp vụ và giao dịch không có hóa đơn đầu vào là rất thường xuyên. Các loại chi phí đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ nên vô cùng quan trọng. Vì vậy khi thực hiện giao dịch kế toán viên và các nhân viên của doanh nghiệp cần hết sức chú ý và phân biệt được những điều sau đây:
- Trường hợp mua của cá nhân người dân tự sản xuất và đánh bắt trực tiếp.
- Trường hợp hộ gia đình và cá nhân cung cấp hàng hóa dịch vụ kinh doanh – không kinh doanh.
- Trường hợp thuê lao động theo hình thức thời vụ hay hợp đồng giao khoán.
Vì đối với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào khác nhau nên nhất thiết phải phân biệt được các trường hợp trên một cách rõ ràng. Tránh việc nhầm lẫn dẫn đến nhiều rủi ro ảnh hưởng đến lợi ích của đơn vị.
2. Xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào với các trường hợp khác nhau.
Một số chi phí đầu vào không có hóa đơn thường phát sinh tại các doanh nghiệp và có tầm ảnh hưởng lớn như:
- Chi phí mua hàng hóa,
- Dịch vụ trực tiếp từ người dân,
- Thuê lao động ngoài,
- Chi phí đi lại thuê cá nhân,
- Chi phí thuê xe,
- Nhà ở cho các nhân…
Để xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào một cách chuẩn xác nhất. Hãy cùng theo dõi các trường hợp cụ thể dưới đây nhé.
a. Trường hợp 1.
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ được cung cấp bởi người dân tự nuôi trồng, sản xuất và đánh bắt… Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh. Hoặc mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân hộ kinh doanh có thu nhập dưới 100 triệu đồng/ năm sẽ được xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào như sau.
Trong nghiệp vụ trao đổi, mua bán máy kế toán viên cần chú ý chuẩn bị và hoàn thành các thủ tục gồm có:
- Hợp đồng mua bán.
- Vì không có hóa đơn nên cần chứng từ chứng minh thanh toán. Có thể sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Bảng kê mua bán hàng hóa dịch vụ. Mẫu bảng kê không có hóa đơn theo mẫu 1/TNDN – TT 78/2014/tt-btc.
- Cuối cùng cần có biên bản giao nhận hàng hóa dịch vụ mua vào.
Chú ý đối với trường hợp này sẽ không cần chứng từ thanh toán. Không dùng tiền mặt cho các khoản chi lớn hơn 20 triệu đồng.
b. Trường hợp 2.
Mua hàng hóa, dịch vụ cung cấp bởi cá nhân, hộ kinh doanh có thu nhập trên 100 triệu đồng/ năm.
Đối với trường hợp này cá nhân, hộ kinh doanh phải nộp thuế môn bài cho cơ quan thuế quản lý. Vì vậy cá nhân, hộ kinh doanh sẽ được phát hóa đơn bán hàng. Còn đối với doanh nghiệp cần chú ý chuẩn bị những thủ tục.
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào như sau:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ chứng minh hoạt động thanh toán.
- Bill bán hàng do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, hộ kinh doanh.
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
Chú ý đối với trường hợp này vì có Bill, hóa đơn nên đối với các khoản thanh toán trên 20 triệu đồng. Cần chứng từ không sử dụng tiền mặt. Nếu không thực hiện khoản chi này sẽ không được chấp nhận.
c. Trường hợp 3.
Thuê lao động theo hình thức thời vụ và hợp đồng giao khoán sẽ xử lý như sau:
- Nếu hợp đồng lắp đặt có vật tư mà thu nhập của cá nhân, hộ kinh doanh lớn hơn 100tr đồng/ năm. Doanh nghiệp đề nghị cá nhân, hộ kinh doanh xuất hóa đơn do cơ quan thuế cấp để kê khai.
- Nếu cá nhân hộ kinh doanh có thu nhập nhỏ hơn 100tr đồng/ năm. Thì xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào phải lập bảng kê hàng hóa dịch vụ như nói trên.
- Còn đối với cá nhân, hộ không kinh doanh thì với mỗi trả người lao động lớn hơn 2tr đồng. Đơn vị phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân với thuế suất 10% trước khi chi trả đến tay người lao động.
Trên đây là 3 trường hợp phổ biến. Và thường xuyên xảy ra nên các kế toán viên cần tham khảo và nắm chắc. Để áp dụng chuẩn xác cách xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào cho mỗi trường hợp xảy ra. Nếu còn bất cứ thắc mắc, nghi vấn nào khác hãy liên hệ ngay để được giải đáp nhé.
