NGUYÊN ANH TAXKế toán trưởng thuê ngoài tại TP.HCM
Khi doanh nghiệp đã có đội kế toán nhưng giám đốc cần thông tin đáng tin hơn để quyết định.
Trao đổi với Nguyên Anh ↗Khi nào nên xem xét?
- Ban điều hành chưa nhận được thông tin kế toán đủ rõ hoặc đúng lúc.
- Số liệu giữa các bộ phận chưa được đối chiếu theo cách người quản lý có thể dùng.
- Nhân sự thay đổi, trách nhiệm kiểm tra và hướng dẫn chưa rõ.
- Doanh nghiệp cần phân định việc đội nội bộ làm và việc chuyên gia bên ngoài tham gia.
Đây là những dấu hiệu để tìm hiểu thêm. Có trường hợp chỉ cần xử lý dữ liệu một lần hoặc điều chỉnh quy trình nội bộ.
Bốn câu hỏi cho người điều hành
- Những quyết định nào đang thiếu số liệu đủ tin cậy?
- Ai đang kiểm tra kết quả của bộ phận kế toán và xử lý khác biệt giữa các báo cáo?
- Khi nhân sự kế toán nghỉ hoặc chuyển việc, dữ liệu và quy trình có thể bàn giao rõ không?
- Doanh nghiệp cần một đợt rà soát có giới hạn hay cơ chế kiểm soát thường xuyên?
Câu trả lời giúp xác định nội dung nên trao đổi, không thể thay thế việc xem đúng dữ liệu của doanh nghiệp.
Buổi trao đổi ban đầu làm rõ điều gì?
- Cấu trúc đội kế toán và người ra quyết định tài chính.
- Báo cáo hoặc thông tin giám đốc đang thiếu.
- Phần mềm, dữ liệu và mức hoàn thiện sổ hiện có.
- Quyền tiếp cận dữ liệu, người tham gia và mốc cần quyết định.
- Kết quả mong muốn trong giai đoạn đầu và cách đánh giá.
Sau đó mới phân biệt ba hướng: doanh nghiệp tự điều chỉnh với hướng dẫn, thuê rà soát một phạm vi cụ thể, hoặc cần cơ chế kiểm soát lặp lại.
Một đề xuất cần ghi rõ
Nếu phù hợp với mô hình kế toán trưởng thuê ngoài, đề xuất cần thể hiện người phụ trách, quyền hạn, cách phối hợp với đội nội bộ, nhịp trao đổi với giám đốc, loại báo cáo/đầu ra, điều kiện đầu vào và ranh giới trách nhiệm. Quyền ký và trách nhiệm pháp lý được xác định trong thỏa thuận phù hợp với điều kiện thực tế.
Những gì nên yêu cầu xem trước khi quyết định
Doanh nghiệp nên yêu cầu hồ sơ người phụ trách và điều kiện hành nghề liên quan, mẫu báo cáo hoặc kết quả rà soát có thể công bố, cùng sơ đồ trách nhiệm giữa các bên. Mọi ví dụ dùng để minh họa phải được phân biệt với kết quả khách hàng thật.
Phí phụ thuộc vào điều gì?
Phạm vi có thể thay đổi theo cấu trúc đội kế toán, số bộ phận/đơn vị, tình trạng dữ liệu, mức tham gia mong muốn, loại báo cáo và trách nhiệm được giao. Mức phí cần gắn với một phạm vi công việc cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ này có thay toàn bộ đội kế toán nội bộ không?
Vai trò cần được thiết kế theo đội ngũ và mục tiêu của từng doanh nghiệp. Phải xác định rõ việc nội bộ thực hiện và việc người bên ngoài kiểm soát hoặc hỗ trợ.
Chỉ cần rà soát sổ sách một lần có được không?
Có thể xem đó là phương án riêng khi vấn đề có giới hạn. Nhu cầu thường xuyên chỉ nên kết luận sau khi hiểu tình trạng và mục tiêu quản trị.
Có thể báo giá ngay từ một cuộc gọi ngắn không?
Cần ít nhất thông tin về đội ngũ, dữ liệu, phạm vi mong muốn và kết quả người điều hành cần nhận để lập đề xuất.
Bắt đầu bằng vấn đề giám đốc cần giải quyết
Mô tả ngắn cơ cấu kế toán hiện tại, thông tin đang thiếu và thời điểm cần quyết định. Chưa cần gửi hồ sơ nhạy cảm qua biểu mẫu công khai.
