Đổi đơn vị kế toán: cần bàn giao những gì?

Đổi đơn vị kế toán thuận lợi hơn khi doanh nghiệp biết mình đang có gì, kỳ nào đã hoàn tất và việc nào còn mở. Bảng kiểm dưới đây giúp chuẩn bị cuộc trao đổi bàn giao; nó không thay thế việc xem hồ sơ thực tế.

Trước khi chuyển, hãy xác định bốn mốc

1. Kỳ công việc cuối cùng của đơn vị cũ và kỳ đầu tiên của đơn vị mới.
2. Người đại diện doanh nghiệp xác nhận việc bàn giao.
3. Danh sách dữ liệu, quyền truy cập và chứng từ sẽ được chuyển.
4. Các việc còn mở và người chịu trách nhiệm xử lý.

Bảng kiểm tài liệu cần đối chiếu

• Sổ kế toán, dữ liệu phần mềm và khả năng đọc/mở file sau khi nhận.
• Tờ khai, báo cáo và chứng từ liên quan đến các kỳ đã thực hiện.
• Hóa đơn, chứng từ, hợp đồng và danh mục tài liệu còn thiếu.
• Danh sách vấn đề chưa giải quyết, việc cần giải trình và thời hạn gần nhất.
• Biên bản bàn giao ghi rõ đã nhận, chưa nhận, tình trạng file và người xác nhận.

Danh mục cụ thể thay đổi theo hoạt động và hồ sơ doanh nghiệp. Không chia sẻ mật khẩu hệ thống qua biểu mẫu công khai; quyền truy cập cần được bàn giao bằng phương thức phù hợp.

Phân định kỳ cũ và kỳ mới

Hai bên cần ghi rõ phần công việc do đơn vị cũ hoàn tất, phần Nguyên Anh sẽ bắt đầu và hạng mục cần rà soát riêng trước khi nhận trách nhiệm. Chưa thể khẳng định hồ sơ cũ đúng hoặc sai chỉ từ lời kể.

Bắt đầu từ đâu?

Cho biết loại hình hoạt động, kỳ muốn chuyển, phần mềm hiện dùng và tình trạng bàn giao. Sau khi hiểu dữ liệu, Nguyên Anh có thể đề xuất phạm vi kế toán định kỳ và phần việc cần kiểm tra thêm.

Trao đổi về việc bàn giao